Vendas, KPIs e status de cada implantação viviam em planilhas separadas. Para saber como a empresa ia, alguém abria vários arquivos e montava o retrato à mão, toda vez.
O processo saiu da cabeça das pessoas
Uma startup de IA conversacional tirou vendas, implantação de cliente, recrutamento e a passagem para o financeiro de planilhas, documentos e e-mail e colocou num sistema conectado em que cada etapa é registrada quando acontece e o tempo de cada etapa é medido sozinho.
Uma startup de IA conversacional cujos processos se tocam.
Uma venda muda o que o financeiro fatura, o que a implantação entrega e o que o produto libera. Um churn muda os três de novo. O recrutamento corre ao lado, com esteira e prazos próprios.
IA conversacional
2020Fundada
450+Empresas clientes, na época do case (2022)
2,5 milhõesUsuários finais dos bots, na época do case
2026Passou a ser uma empresa TOTVS
2.500.000+Usuários finais dos bots da empresaDado publicado pela própria empresa no cabeçalho do case, na época do case (2022). É porte do produto, não resultado do sistema.
2,5 bilhõesMensagens enviadas pelo produtoMesma fonte, mesma data. Descreve o produto que a empresa vende, e nada na fonte o atribui ao sistema.
450+Empresas clientesMesma fonte, mesma data. Na aquisição, em 2025, a empresa declarava mais de 2,3 mil clientes, então este é um número só de 2022.
3Áreas que o case nomeia como tiradas de planilha e documentoCrescimento, recrutamento e financeiro. A contagem é a linha de resumo do próprio case publicado, não estimativa.
“Adotar o Jestor teve impacto claro no resultado da empresa, porque economizamos muito tempo de processo manual ao ter tudo num lugar só. Não conheço outra ferramenta que sustente tantas frentes da nossa operação ao mesmo tempo e se adapte a processo novo tão rápido.”
Thiago AmaranteCEO, no case publicado em 2022
AntesDepois
- Vendas, KPIs e implantações em planilhas separadasUm sistema em que esses registros são conectados, e o retrato da empresa se monta sozinho
- Crescimento acompanhado abrindo vários arquivosKPIs calculados continuamente a partir dos registros de venda e assinatura
- E-mail ao financeiro a cada venda ou churnAutomação que avisa o financeiro quando o saldo muda
- Recrutamento em documento, planilha e e-mailTabela de vagas, formulário que se atualiza sozinho, esteira com tempo por etapa e banco de talentos
- Currículos em caixa de entrada e pasta de driveRegistro de candidato com anexos na esteira
- Status de implantação acompanhado à mãoEsteira de implantação em que cada mudança de fase grava um registro de tempo
- Churn como uma linha na planilha, quando muitoFluxo de churn com motivo registrado, para separar causas
- Sugestões de produto em conversa e mensagemFluxo de sugestões do envio à avaliação e à implementação, revisado semanalmente
- E-mails explicando tarefasTarefas atreladas ao registro a que se referem
- Equipamento emprestado controlado informalmenteTabela de itens e tabela de movimentações, com quantidades atualizadas automaticamente
O produto da empresa ficou e passou a ler o plano de cada cliente do sistema. A ferramenta de analytics ficou e recebe dado do sistema. Os data lakes ficaram como destino dos registros exportados. A reunião semanal de produto continuou sendo reunião. O título do case original diz que a empresa roda 100% da operação no sistema; o corpo do mesmo case nomeia ao menos três ferramentas externas que continuam rodando ao lado, então este texto não repete a afirmação de 100%.
O gargalo era operacional, não comercial
A Chatbot Maker constrói a Suri, uma assistente de IA que permite a empresas automatizar conversas com clientes, aprendendo com os dados de cada cliente. Na época deste case a empresa declarava mais de 450 empresas clientes, 2,5 milhões de usuários finais e 2,5 bilhões de mensagens enviadas. Nasceu em Fortaleza em 2020, recebeu R$ 1,5 milhão da KPTL em 2021 e mais R$ 2,5 milhões em 2022, e em novembro de 2025 a TOTVS anunciou a compra da empresa por R$ 28 milhões mais earnout, para integrá-la ao ecossistema da RD Station; a operação foi aprovada pelo CADE e concluída no início de 2026. Na aquisição, a Suri declarava mais de 2,3 mil clientes. A Suri é uma empresa TOTVS.
Uma startup de software nesse estágio roda sobre um punhado de processos que se tocam: uma venda muda o que o financeiro fatura, o que a implantação entrega e o que o produto libera; um churn muda os três de novo. O recrutamento corre ao lado, com esteira e prazos próprios. Nenhum desses processos é complicado sozinho. O difícil é mantê-los sincronizados quando cada um vive num arquivo diferente e o passo de um para o outro é uma pessoa lembrando de mandar e-mail.
Por isso o gargalo era operacional, não comercial. Cliente entrava. O que faltava ao time era um jeito de ver a empresa inteira de uma vez, e um jeito de a ação de um time chegar ao próximo sem alguém digitar.
O processo existia só na cabeça de quem o executava
“Adotar o Jestor teve impacto claro no resultado da empresa, porque economizamos muito tempo de processo manual ao ter tudo num lugar só. Não conheço outra ferramenta que sustente tantas frentes da nossa operação ao mesmo tempo e se adapte a processo novo tão rápido.”
Descrição de vaga em documento, candidatos em planilha, disparo por e-mail. Sem nada ligando os três, mandar o mesmo e-mail duas vezes para o mesmo candidato era risco real, e currículo acabava espalhado em caixa de entrada e pasta compartilhada.
Negócio fechado ou cliente perdido não chegava ao financeiro sozinho. Precisava virar e-mail, o que significava chegar tarde, ou não chegar.
O padrão: o processo existia só na cabeça de quem o executava. Planilha e documento guardam dado; não guardam etapa, e não conseguem dizer a um gestor se uma etapa foi pulada ou quanto tempo levou. Nada estava quebrado a ponto de parar a empresa. Tudo estava solto a ponto de se desmontar com crescimento.
Item a item, o que fazia cada trabalho antes e o que faz hoje
| O que fazia isso antes | O que faz hoje |
|---|---|
| Vendas, KPIs e implantações em planilhas separadas | Um sistema em que esses registros são conectados, e o retrato da empresa se monta sozinho |
| Crescimento acompanhado abrindo vários arquivos | KPIs calculados continuamente a partir dos registros de venda e assinatura |
| E-mail ao financeiro a cada venda ou churn | Automação que avisa o financeiro quando o saldo muda |
| Recrutamento em documento, planilha e e-mail | Tabela de vagas, formulário que se atualiza conforme as vagas abertas, esteira com tempo por etapa e banco de talentos |
| Currículos em caixa de entrada e pasta de drive | Registro de candidato com anexos na esteira |
| Status de implantação acompanhado à mão | Esteira de implantação em que cada mudança de fase grava um registro de tempo, alimentando painéis e o data lake |
| Churn como uma linha na planilha, quando muito | Fluxo de churn com motivo registrado, para separar causas |
| Sugestões de produto em conversa e mensagem | Fluxo de sugestões do envio à avaliação e à implementação, revisado semanalmente |
| E-mails explicando tarefas | Tarefas atreladas ao registro a que se referem |
| Equipamento emprestado controlado informalmente | Tabela de itens e tabela de movimentações, com quantidades atualizadas automaticamente |
O que não foi trocado. O produto da empresa ficou e passou a ler o plano de cada cliente do sistema. A ferramenta de analytics ficou e recebe dado do sistema. Os data lakes ficaram como destino dos registros exportados. A reunião semanal de produto continuou sendo reunião. O título do case original diz que a empresa roda 100% da operação no sistema; o corpo do mesmo case nomeia ao menos três ferramentas externas que continuam rodando ao lado, então este texto não repete a afirmação de 100%.
A cadeia, ponta a ponta, para um cliente novo
- 1A venda fecha e é registradaPessoa
Com plano e valor.
- 2O financeiro é avisado da mudança de saldoAutomático
O e-mail que levava a notícia deixa de ser o canal.
- 3Um registro de implantação entra na esteiraAutomático
A implantação de cliente parte do mesmo registro da venda.
- 4O time de implantação move o registro pelas fasesPessoa
Conforme o trabalho é feito, não como um status posterior.
- 5Cada mudança de fase grava um registro de tempoAutomático
O tempo gasto na fase anterior, alimentando painéis e o data lake.
- 6O produto lê o planoAutomático
O acesso é definido a partir do mesmo registro, e o dado de assinatura chega à ferramenta de analytics.
- 7Se o cliente sai depois, um registro de churn é criadoPessoa
Com o motivo, para separar causas.
- 8O financeiro é avisado do churnAutomático
Painéis e KPIs recalculam a partir dos registros atualizados.
Os elos difíceis são o 1, o 4 e o 7. Sistema nenhum sabe que um negócio fechou, uma fase acabou ou um cliente saiu até uma pessoa dizer. O tempo por fase é exatamente tão preciso quanto o momento em que alguém move o card. O desenho aceita isso e faz do passo humano o menor possível: um campo, um arrastar, um motivo escolhido numa lista. Tudo que vem depois é automático porque o passo de antes é barato o bastante para ser feito na hora.
“O Jestor nos deu uma visão gerencial muito melhor da operação em várias áreas, incluindo Vendas, Growth e Recrutamento.”
Cada mudança, com a base ao lado
| Indicador | Resultado | De onde sai |
|---|---|---|
| Visibilidade do crescimento | De montar várias planilhas à mão para KPIs calculados a partir de registros conectados | Case publicado, seções "Antes" e "Depois" |
| Passagem venda para financeiro | De e-mail manual para aviso automático na mudança de saldo | Case publicado; o case diz que isso substituiu centenas de e-mails e edições de planilha, sem período nem método de contagem |
| Esteira de recrutamento | De três ferramentas desconectadas para uma esteira com tempo por etapa e banco de talentos | Case publicado |
| Acompanhamento de implantação | De status à mão para registros de tempo por fase alimentando painéis e data lake | Case publicado; nenhum tempo de ciclo antes e depois é reportado |
| Tempo em trabalho manual | Descrito pelo CEO como tempo economizado com efeito claro no resultado | Citação do CEO no case publicado; nenhum número está atrelado a ela |
Nenhum número de tempo ou custo é afirmado aqui porque nenhum foi medido. O case publicado descreve o que foi trocado e cita os dois executivos sobre o efeito. Não reporta horas por semana antes e depois, tempo de ciclo de contratação, tempo de ciclo de implantação nem o tamanho do efeito no resultado. Quem procura esses números deve ler a ausência como informação.
"Centenas de e-mails" é frase da fonte, não contagem. O case diz que a automação para o financeiro substituiu centenas de e-mails manuais e edições de planilha. Não há período nem método de contagem, então o número é reportado como descrição do case, não como resultado.
Os números de porte não são resultado. Usuários, mensagens e quantidade de clientes descrevem o produto que a empresa vende. Nada na fonte atribui nenhum deles ao sistema, e este case também não.
O que este case não mede
Vale dizer, porque é o que normalmente aparece inflado.
Toda descrição do antes e do depois vem da equipe da empresa conforme publicado. Nenhum processo foi observado ou cronometrado de forma independente.
Horas economizadas, contratações por mês, tempo de ciclo de implantação, taxa de churn antes e depois: nada disso aparece na fonte. São os números que um comprador quer, e não foram medidos.
O case foi publicado em abril de 2022. A empresa cresceu várias vezes desde então, e em 2025 foi comprada pela TOTVS, com fechamento no início de 2026. Não sabemos se o sistema descrito aqui sobreviveu à aquisição, nem em que forma.
O corpo do próprio case nomeia o produto da empresa, uma ferramenta de analytics e data lakes como sistemas rodando ao lado. "A maior parte dos processos operacionais" é o que a fonte sustenta.
A fala do COO no case original continua com uma frase sobre o time construir e modificar processos na plataforma por conta própria. Hoje o Jestor constrói e mantém o sistema em nome do cliente, então essa frase descreve um modelo que a empresa não vende mais e foi removida.
Nomes e cargos aparecem no case do próprio Jestor e não foram confirmados contra fonte independente aqui.
Os três números do cabeçalho não trazem data de medição e são tratados como "na época do case".
A pilha de software parou de crescer; o custo não
| Indicador | Número | Fonte |
|---|---|---|
| Chatbots em operação no Brasil | 164 mil, alta de 14% em um ano | Mobile Time, Mapa do Ecossistema Brasileiro de Bots 2024, outubro de 2024 |
| Sessões de atendimento por bots no Brasil, por mês | 705 milhões, média de 4,3 mil por bot | Mobile Time, Mapa 2024 |
| Desenvolvedores que têm no WhatsApp o canal com mais bots em operação | 77%, contra 63% um ano antes | Mobile Time, Mapa 2024 |
| Aplicativos SaaS em uso na empresa média | 305 | Zylo, SaaS Management Index 2026 |
| Organizações que cortaram projetos por aumento inesperado de custo de SaaS | 61% | Zylo, SaaS Management Index 2026 |
Entre 2022 e 2025 o setor de bots no Brasil passou de startups isoladas a alvo de aquisição por grandes grupos: a TOTVS comprou a Tallos em 2022 e a Suri em 2025 para reforçar a RD Station em comércio conversacional. Uma empresa que vai ser comprada é avaliada também pela ordem da própria operação; processo que vive na cabeça das pessoas não passa por diligência.
Pela primeira vez na série do índice da Zylo, o número de aplicativos por empresa ficou estável no ano, enquanto o gasto subiu 8%. Empresa não está mais somando ferramenta; está pagando mais pelas que tem, e a maioria cortou projeto para cobrir.
Venda, implantação, recrutamento e passagem para o financeiro são específicos de como cada empresa roda. Ferramenta de prateleira cobre cada área isolada e deixa as junções, que é onde os problemas desta empresa moravam, para o e-mail e a memória. Um sistema conectado construído sobre o processo da própria empresa é a alternativa a comprar quatro ferramentas e uma quinta para integrá-las.
"Média de aplicativos por empresa" varia de cerca de 100 a cerca de 340 dependendo de quem conta e como. Toda estimativa séria cai nas centenas, e esse é o ponto útil; o número exato não deve sustentar tese.
O sistema é feito sob medida e a responsabilidade por ele continua nossa
O arranjo antigo da Chatbot Maker não era desleixado. Eram planilhas, documentos, formulários e e-mail, cada um fazendo um trabalho bem o bastante até a empresa precisar que trabalhassem juntos. A pergunta que um sistema sob medida precisa responder é o que acontece no ano dois: um sistema de operação que ninguém pode mexer vira a nova planilha em três anos, com login.
Um construtor toca cada pedido do começo ao fim, com um sempre em execução.
Um novo fluxo, uma nova automação ou um novo relatório entram pelo mesmo canal, sem virar projeto novo.
Se o que foi construído não está bom, ele é refeito. Revisões ilimitadas dentro da assinatura.
Assento nunca é a régua de cobrança, o que importa quando vendas, implantação, recrutamento, financeiro e produto tocam a mesma operação.
As pessoas aprendem a usar o app delas como aprendem qualquer app, abrindo. Construir, configurar e manter continua do nosso lado.
Exportação completa a qualquer momento, por CSV e API. Conformidade SOC 2, sem taxa de saída. Dá para pausar em um clique e os sistemas continuam rodando.
Metodologia e fontes
As descrições de antes e depois e as duas citações vêm do case que o Jestor publicou em abril de 2022, escrito a partir de entrevistas com a equipe. São o relato da própria equipe e não foram auditadas. A citação do COO foi encurtada para remover uma frase que descreve um modelo de trabalho que o Jestor não oferece mais. Nomes e cargos são os publicados nesse case.
Usuários, mensagens e quantidade de clientes: cabeçalho do case publicado, sem data no texto, tratados como da época da publicação. Fundação em 2020 em Fortaleza, aportes da KPTL, aquisição pela TOTVS por R$ 28 milhões mais earnout, base de 2,3 mil clientes na aquisição e conclusão em 2026: fato relevante da TOTVS (27 de novembro de 2025), NeoFeed e Startups.com.br (novembro de 2025), Telesíntese (janeiro de 2026) e Central do Varejo (março de 2026).
Mobile Time, Mapa do Ecossistema Brasileiro de Bots 2024 (outubro de 2024). Zylo, SaaS Management Index 2026, conforme publicado no site da empresa.
A TOTVS anunciou a compra em novembro de 2025; a operação foi aprovada pelo CADE e concluída no início de 2026. O case é sobre a operação de 2022. Não sabemos se o sistema descrito aqui sobreviveu à aquisição, nem em que forma.
Nenhum tempo economizado, custo economizado, tempo de ciclo, contratações ou efeito no resultado é afirmado como resultado, porque nada disso foi medido na fonte. A frase "centenas de e-mails" e o "100%" do título aparecem só com suas ressalvas.