Gestão de contratos é uma tabela de documentos com datas, não uma esteira. Demanda de campanha chega em massa e pede cadastro linha a linha, não um popup por vez. "Abrir um card, abrir um pop-up e escrever tudo é um pouco desgastante. Acaba gerando mais cliques do que o normal."
O back-office de uma agência, reconstruído no formato de cada processo
A Jones tirou gestão de contratos, cobrança de notas de fornecedores e admissão de colaboradores de uma ferramenta de kanban cobrada por assento, de planilhas de controle e de um disparador de e-mails, e passou tudo para um sistema feito para ela. O custo da ferramenta de processos hoje é 30% do anterior, e outras três ferramentas foram desligadas.
Uma agência de publicidade que vende criação e roda em um back-office que encosta em muita gente de fora.
Fornecedores emitem nota contra horas. Contratos têm data de fim. Campanhas geram demandas em massa. Cada admissão exige recrutamento, gestão de pessoas, folha, financeiro e TI na ordem certa.
Publicidade
2023Lançada como agência independente; mais de 150 profissionais no lançamento
30%Do custo anterior da ferramenta de processos, número da empresa na entrevista
3Outras ferramentas desligadas, declarado pela empresa
~60Cobranças de nota por upload mensal, estimativa de tela
30%Do custo anterior da ferramenta de processosComparação da própria empresa entre o que paga hoje pela ferramenta de processos e o que pagava antes, como dito na entrevista. Base e período não auditados.
3Outras ferramentas desligadasDeclarado pela empresa além da redução de custo. A entrevista não nomeia as ferramentas, exceto o disparador de e-mails usado com fornecedores.
~60Cobranças por uploadEstimativa da entrevistada ao mostrar a tela. Não contado em registro.
3Alertas automáticos por contratoE-mails para o responsável e para o jurídico a 90, 45 e 30 dias do fim de cada contrato de fornecedor.
“A gente viu que o Pipefy não atendia todas as nossas necessidades. A gente ficava muito preso ao kanban em si, a transformar todos os nossos processos em kanban, e não necessariamente todos funcionam dessa forma. Além disso, era um custo muito elevado para uma startup; representava uma parte muito grande da nossa receita.”
Clara MedeirosGerente de processos, Jones
AntesDepois
- Kanban por assento com todos os processos de back-officeCada processo no seu formato: tabela, esteira ou lote
- Planilha vigiada para pegar contrato vencendoTabela de contratos com e-mail a 90, 45 e 30 dias do fim
- Ferramenta separada para disparar o valor mensal aos fornecedoresUm upload da planilha cria cada registro e dispara cada e-mail
- Fornecedor redigitando razão social, dados bancários e valor todo mêsO e-mail já traz o valor e os dados bancários; o fornecedor anexa a nota
- Troca de e-mails para preparar a chegada de um colaboradorUm fluxo de admissão que avisa cada time na sua etapa
- Cadastro manual de cada colaborador na plataforma de RHIntegração envia o registro quando começa o período de experiência
A plataforma de gestão de colaboradores continua sendo o registro oficial do quadro e recebe cada admissão por integração. A planilha continua sendo o formato em que o financeiro prepara os valores mensais dos fornecedores. O e-mail continua sendo o canal com fornecedores, gestores e novos colaboradores. O pagamento em si continua sendo executado pelo financeiro nas duas datas mensais; o sistema acompanha o status e o muda para pago na data do pagamento.
O gargalo não é comercial
A Jones é uma agência de publicidade com foco no mundo online: brand entertainment, criadores e influenciadores, social always-on, mídia e conteúdo. Nasceu como vertical de publicidade da Adventures Inc. em 2020 e foi lançada como agência independente em junho de 2023, com sede em São Paulo e, na época do lançamento, mais de 150 profissionais. Na entrevista, Clara Medeiros cita entre os clientes MAPFRE, John Deere e Tinder. MAPFRE e John Deere estão confirmados pela imprensa especializada em 2024 e 2025; a conta do Tinder no Brasil passou a outra agência em novembro de 2024, então a menção vale para a época da gravação.
Uma agência desse tipo vende criação e mídia, mas roda em cima de um back-office que encosta em muita gente de fora todo mês. Fornecedores e freelancers emitem nota contra horas utilizadas. Contratos de clientes e fornecedores tem data de fim que alguem precisa acionar. Campanhas geram demandas em massa. O quadro se mexe, e cada admissão exige que recrutamento, gestão de pessoas, folha, financeiro e TI facam sua parte na ordem certa.
Clara Medeiros, gerente de processos da Jones, descreve seu mandato como estabelecer todos esses processos. O gargalo que ela descreve não é comercial. É que cada um desses processos tem um formato diferente, e a ferramenta que existia obrigava todos a caber em um só.
Uma ferramenta com um formato, aplicada a uma operação com vários
O padrão por trás dos quatro: uma ferramenta com um formato, aplicada a uma operação com vários.
“A gente viu que o Pipefy não atendia todas as nossas necessidades. A gente ficava muito preso ao kanban em si, a transformar todos os nossos processos em kanban, e não necessariamente todos funcionam dessa forma. Além disso, era um custo muito elevado para uma startup; representava uma parte muito grande da nossa receita.”
Todo mês a agência mandava a cada fornecedor o valor a faturar. O fornecedor então abria um formulário e digitava de novo razão social, dados bancários e o mesmo valor, embora nada disso mudasse de um mês para o outro. "Era algo bastante maçante para eles e dava bastante trabalho."
Contratar uma pessoa significava diversas tabelas de controle e uma cadeia de e-mails entre gestão de pessoas, folha, financeiro, TI e os BPs responsáveis pelo período de experiência. O erro típico era o passo esquecido: centro de custo alocado errado, máquina não preparada no primeiro dia.
A empresa descreve a ferramenta anterior como uma parte grande da receita. Quando a empresa inteira precisa entrar na ferramenta para abrir um pedido ou preencher um formulário, a cobrança por assento pune exatamente a adoção que se quer.
Item a item, o que fazia cada trabalho antes e o que faz hoje
| O que fazia isso antes | O que faz hoje |
|---|---|
| Ferramenta de kanban por assento com todos os processos de back-office | Um sistema com cada processo no seu formato: tabela, esteira ou lote |
| Planilha vigiada por uma pessoa para pegar contrato vencendo | Tabela de contratos com e-mail automático ao responsável e ao jurídico a 90, 45 e 30 dias do fim |
| Criação manual de cards para demandas de campanha e lotes de fornecedores | Cadastro em linha e upload de planilha que cria todos os registros e suas automações de uma vez |
| Ferramenta separada para disparar o valor mensal aos fornecedores | O upload da planilha do mês cria um registro por fornecedor e dispara cada e-mail |
| Formulário pedindo razão social, dados bancários e valor todo mês | O e-mail já traz o valor e os dados bancários cadastrados; o fornecedor só anexa a nota e confirma |
| Lembrete manual para quem ainda não mandou a nota | E-mail automático de lembrete quando o registro continua pendente numa data antes do prazo |
| Troca de e-mails entre recrutamento, gestão de pessoas, folha, financeiro e TI a cada admissão | Um fluxo de admissão que avisa cada time na sua etapa e recolhe o que ele devolve |
| Cadastro manual de cada colaborador na plataforma de RH | Integração que envia o registro quando a pessoa entra no período de experiência |
| Login e senha passando do TI para gestão de pessoas e dali para o colaborador | O TI registra a credencial uma vez e ela vai direto para o e-mail do novo colaborador |
| Gestor lembrado por alguem de avaliar a experiência | Pedido de avaliação automático ao gestor aos 35 dias e de novo por volta dos 80 dias |
O que não foi trocado. A plataforma de gestão de colaboradores continua sendo o registro oficial do quadro e recebe cada admissão por integração. A planilha continua sendo o formato em que o financeiro prepara os valores mensais dos fornecedores. O e-mail continua sendo o canal com fornecedores, gestores e novos colaboradores. O pagamento em si continua sendo executado pelo financeiro nas duas datas mensais; o sistema acompanha o status e o muda para pago na data do pagamento.
Cobrança mensal de fornecedores, ponta a ponta
- 1Financeiro consolida os valoresPessoa
O valor do mês por fornecedor, com os descontos que houver, numa planilha.
- 2A planilha sobeAutomático
Um registro por fornecedor é criado, já com valor, razão social e dados bancários cadastrados.
- 3Fornecedores recebem o e-mailAutomático
Cada fornecedor recebe o valor a faturar, seus dados bancários em cadastro e um link para o formulário.
- 4Fornecedor anexa a notaExterno
Confirma ou corrige os dados bancários.
- 5Lembrete se continua pendenteAutomático
Se o registro continua pendente na data de lembrete (no exemplo da entrevista, dia 15 para um prazo no dia 20), sai um e-mail de lembrete.
- 6Financeiro analisa a notaPessoa, depois Externo
Se há inconsistência, o registro volta para o fornecedor corrigir.
- 7Lançamento da notaPessoa
O financeiro faz o lançamento e move o registro para aguardando pagamento.
- 8Registro vira pagoAutomático
Na data do pagamento.
Os elos difíceis são os que saem da empresa. O passo 4 da cobrança depende de o fornecedor agir a partir de um e-mail, e o passo 5 existe porque alguns não agem. Os passos 5, 6 e 9 da admissão dependem de o colaborador e o gestor responderem; a aprovação automática quando o gestor fica em silêncio é uma decisão de desenho para o fluxo não travar, e a empresa diz que não é o que gostaria, mas é o que acontece de vez em quando.
Admissão, ponta a ponta. 1. Recrutamento preenche os dados iniciais (Pessoa). 2. Gestão de pessoas é avisada de quem chega e quando, e começa a preparar exame admissional e inclusão em folha (Automático, depois Pessoa). 3. O financeiro é acionado para confirmar o centro de custo (Automático, depois Pessoa). 4. O TI recebe um chamado com o cargo, que define a máquina a preparar; quando o TI gera o login, a credencial vai direto para o e-mail do novo colaborador (Automático, depois Pessoa, depois Automático). 5. O novo colaborador responde um formulário com seus dados pessoais, incluindo o nome pelo qual quer ser chamado; todo e-mail seguinte usa esse nome (Externo). 6. Gestão de pessoas agenda o exame admissional; o colaborador sobe o ASO por um link (Pessoa, depois Externo). 7. O registro fica em aguardando início e, na data de início, passa sozinho para período de experiência (Automático). 8. O registro é enviado para a plataforma de gestão de colaboradores (Automático). 9. Aos 35 dias o gestor recebe o pedido de avaliação; se não responde, a pessoa é considerada dentro do esperado e aprovada automaticamente; se reprova, gestão de pessoas é alertada para decidir entre plano de ação e desligamento (Automático, depois Pessoa). 10. Por volta dos 80 dias o gestor recebe a avaliação final; aprovada, o fluxo se encerra e a pessoa é efetivada (Automático, depois Pessoa).
Cada número, com a base ao lado
| Indicador | Resultado | De onde sai |
|---|---|---|
| Custo da ferramenta de processos | 30% do custo anterior | Declaração na entrevista: "o nosso custo hoje é 30% do nosso custo anterior". Base, período e o que entra em cada lado não foram auditados. |
| Outras ferramentas desligadas | 3 | Declaração na entrevista, além da redução de custo. Ferramentas não nomeadas, exceto o disparador de e-mails para fornecedores. |
| Cobranças criadas por upload | Cerca de 60 | Estimativa da entrevistada ao mostrar a tela. Não contado em registro. |
| Fornecedores pendentes no momento mostrado | 1 | Tela mostrada na entrevista; um recorte, não uma taxa. |
| Alertas de vencimento de contrato | E-mails a 90, 45 e 30 dias do fim | Descrição da automação na entrevista. |
| Pedidos de avaliação de experiência | Aos 35 dias e por volta dos 80 dias | Descrição da automação; a entrevistada se corrige de 85 para 80 dias. |
| Datas de pagamento | 2 por mês | Descrição na entrevista. |
30% é uma razão de custo, não uma economia sobre o gasto total de software. A entrevistada diz que o custo atual é 30% do anterior, o que é uma redução de 70% na ferramenta comparada. Em seguida diz que, além disso, três outras ferramentas foram desligadas. A economia dessas três não é quantificada e não está dentro dos 70%.
Cerca de 60 é por ciclo, não por ano. É o tamanho de um upload de cobranças como mostrado na tela. A empresa não disse quantos ciclos roda nem quantos fornecedores tem no total.
A subida em lote dos contratos ainda estava planejada na época da gravação. A tabela de contratos e seus alertas estavam rodando; carregar em lote toda a base histórica de contratos foi descrito como algo que o jurídico ia fazer. O case não afirma que a base completa foi carregada.
O que este case não mede
Vale dizer, porque é o que normalmente aparece inflado.
Os 30% são declaração da própria empresa. Nenhuma fatura, contrato ou relatório de gasto foi revisado, e a entrevista não diz se a comparação cobre só a ferramenta de kanban ou todas as ferramentas desligadas.
A empresa descreve menos ruído, menos e-mail e menos esquecimento. Não quantifica horas por processo nem mudança no quadro do back-office.
O único volume é a estimativa de tela de cerca de 60 cobranças em um upload. Total de fornecedores, contratos ou admissões por ano não foi informado.
A entrevista foi gravada num 6 de agosto; o ano não aparece na gravação. O porte público da empresa (mais de 150 profissionais) é do lançamento em 2023 e não foi atualizado nas fontes consultadas. A conta do Tinder, citada na entrevista, passou a outra agência em novembro de 2024.
Clara Medeiros se apresenta na entrevista como gerente de processos e diz ocupar o cargo há pouco mais de três anos. Existe um perfil público com esse nome e título compatível, mas o vínculo com a Jones não foi confirmado em cobertura de imprensa.
Os números de 30% e de três ferramentas não aparecem em nenhuma página da Jestor localizada na data da redação, então não há número anterior publicado para reconciliar.
A empresa saiu de uma ferramenta que descreve como boa em kanban e pouco adequada a tabelas e cadastro em massa. Isso é uma afirmação sobre o encaixe com os processos desta agência, não sobre a qualidade da ferramenta.
Agência pequena, muito PJ, muita nota
| Indicador | Número | Fonte |
|---|---|---|
| Investimento publicitário via agências no Brasil | R$ 28,9 bilhões em 2025 (+10% sobre 2024), painel com 330 agências | Cenp-Meios, março de 2026 |
| CNPJs ativos com CNAE 7311-4/00 (agências de publicidade) | 31.929 | Receita Federal, base CNPJ via Econodata, setembro de 2026 |
| Agências com até 30 colaboradores | 65% (25% de 31 a 99; 10% com mais de 100) | Fenapro/Sinapros com Celerh, Pesquisa Salarial 2026, 91 agências |
| Vagas PJ entre as vagas de comunicação e marketing | 60% em 2025 (49% em 2021), base de 36.597 vagas | trampos.co, agosto de 2026 |
| Modelo de contratação em agências e consultorias de marketing | 46% usam PJ, 21% freelancers, 26% CLT (múltipla escolha) | RD Station, Panorama de Marketing e Vendas 2026, 659 respondentes |
| Principal dor operacional citada por agências | Definição de processos, 14%; gestão de projetos, 11%; retrabalho, 11% | RD Station, Panorama de Marketing e Vendas 2026 |
| Duração máxima do contrato de experiência | 90 dias | CLT, art. 445, parágrafo único |
Dois terços das agências têm até 30 pessoas e a maioria das vagas do setor já é PJ. Isso significa que uma parte grande da força de trabalho fatura contra a agência todo mês. A cobrança mensal da Jones, com cerca de 60 fornecedores por ciclo, é a versão concreta desse arranjo.
Na pesquisa da RD Station, definição de processos, gestão de projetos e retrabalho aparecem como as maiores dores operacionais das agências. Nenhuma delas é criativa. São exatamente as áreas que a Jones tirou do kanban e das planilhas.
O contrato de experiência não pode passar de 90 dias e só pode ser prorrogado uma vez, o que gera a prática de 45 mais 45; o exame admissional é obrigatório antes do início. A automação da Jones aos 35 e aos cerca de 80 dias existe para que a decisão do gestor chegue antes de cada limite, não depois.
A Pesquisa Salarial 2026 da Fenapro cita turnover de 3,76% com permanência média de 4 anos, mas a cobertura disponível não diz se a taxa é mensal ou anual, e a amostra é de 91 agências autodeclaradas. O número não foi usado na tabela por isso.
O sistema é feito sob medida e a responsabilidade por ele continua nossa
A Jones não queria virar um time de software. O trabalho da gerente de processos era definir como contratos, fornecedores, campanhas e admissão deviam rodar, não manter a ferramenta que roda tudo isso. A pergunta que importa no ano dois é quem mexe no fluxo quando o jurídico pede um quarto alerta ou quando o financeiro cria uma terceira data de pagamento. Um sistema sob medida que ninguém pode mexer volta a ser uma planilha em três anos.
Um construtor toca cada pedido do começo ao fim, com um sempre em execução.
Um novo fluxo, uma nova automação ou um novo relatório entram pelo mesmo canal, sem virar projeto novo.
Se o que foi construído não está bom, ele é refeito. Revisões ilimitadas dentro da assinatura.
Assento nunca é a régua de cobrança, o que importa quando a empresa inteira abre pedidos e formulários, fornecedores respondem por link, e só jurídico, financeiro, gestão de pessoas e TI trabalham dentro dos fluxos.
As pessoas aprendem a usar o app delas como aprendem qualquer app, abrindo. Construir, configurar e manter continua do nosso lado.
Exportação completa a qualquer momento, por CSV e API. Conformidade SOC 2, sem taxa de saída. Dá para pausar em um clique e os sistemas continuam rodando.
Metodologia e fontes
A razão de custo de 30%, as três ferramentas desligadas, a descrição de cada processo antes e depois, as cerca de 60 cobranças por upload, os prazos de alerta e avaliação e o relato da migração vêm de uma entrevista gravada com Clara Medeiros, gerente de processos da Jones. Nenhum desses números foi auditado.
A linha de atuação, a origem como vertical da Adventures Inc. em 2020, o lançamento como agência independente em junho de 2023, o porte no lançamento (mais de 150 profissionais), a sede em São Paulo e os clientes citados vêm de Meio & Mensagem (junho de 2023), Marcas pelo Mundo (junho de 2023), AgFeed (março de 2025), Nosso Meio (abril de 2025) e Blog do Adonis (novembro de 2024, sobre a conta do Tinder). O porte está datado de 2023.
Cenp-Meios, painel 2025, publicado em março de 2026. Receita Federal, base CNPJ (CNAE 7311-4/00) via Econodata, setembro de 2026. Fenapro/Sinapros, Pesquisa Salarial 2026. trampos.co, estudo sobre vagas PJ, agosto de 2026. RD Station, Panorama de Marketing e Vendas 2026, recorte de agências e consultorias. CLT, Decreto-Lei 5.452/1943, artigos 168, 445 e 451. Todos acessados em setembro de 2026.
Nenhum valor em reais da economia, porque a empresa não informou e converter um percentual em valor exigiria uma base que ela não deu. Nenhuma hora poupada, nenhum headcount, nenhum total de fornecedores ou contratos, porque nada disso foi informado. Nenhuma afirmação de que a base completa de contratos foi carregada, porque na época da entrevista esse passo ainda estava planejado. O turnover setorial da Fenapro, porque a periodicidade da taxa não está clara na fonte disponível.