O vendedor mandava e-mail com valor, forma de pagamento e data de retirada. O gestor aprovava na thread. O jurídico fazia o contrato e colhia assinatura. O financeiro dava o OK na thread, lançava no sistema e emitia a autorização de preenchimento do ATPV. Sete ou oito e-mails, cada um esperando o anterior, e ninguém enxergava onde a venda estava.
Sete e-mails viraram um clique
Uma locadora e gestora de frotas trocou cadeias de aprovação que rodavam por e-mail entre cinco ou seis setores, manutenção controlada em planilha e anotação de chat, e demandas de balcão que geravam cem mensagens por dia por um sistema em que venda, reparo e transferência são um registro que anda, e quem precisa agir é avisado no celular.
A entrevista gravada não tem data. O vídeo público foi publicado em fevereiro de 2025. Na época da entrevista a frota era de cerca de 3.500 veículos; o site da empresa hoje informa mais de 4.000. Tudo abaixo descreve a operação como era na época da entrevista.
Uma locadora e gestora de frotas cujos ativos só rendem enquanto andam.
A Citycar aluga veículos e faz gestão de frota terceirizada para empresas. Cada veículo é comprado, segurado, mantido, reparado, movido e no fim vendido. Cada um desses eventos envolve vários setores e quase sempre um terceiro.
Locação de veículos e gestão de frotas
3.500Veículos na frota na época da entrevista
7Pessoas na manutenção, primeiro para cerca de 2.000 veículos e ainda para cerca de 3.500
WhatsAppCanal com aprovadores, clientes e transportadoras; o sistema agora escreve a mensagem
2025Ano em que a gravação pública foi publicada
Cerca de 3.500Veículos na frota na época da entrevista; o site da empresa hoje informa mais de 4.000Responsável pela operação, na entrevista gravada; o site da empresa hoje informa mais de 4.000.
7Pessoas na manutenção, primeiro para cerca de 2.000 veículos e, pelo relato, ainda para cerca de 3.500Entrevista gravada; autodeclarado, sem método.
100 a 120E-mails por dia que o balcão deixou de gerar, pela conta do time: cerca de 30 demandas por dia, de três a cinco mensagens cadaEntrevista gravada; estimativa do próprio time.
7 a 8E-mails que uma venda levava antes de o financeiro poder agir; hoje um cliqueEntrevista gravada; contagem do responsável pela operação.
“Esse processo era muito moroso, demandava muito braço e tinha muito pouco controle. Hoje é todo automatizado, todo rastreável, desde o lançamento da venda até a baixa do ATPV: autorização automática, contrato automático, assinatura automática, financeiro automático.”
Christian LimbergerResponsável pela operação, na entrevista gravada
AntesDepois
- Venda descrita em e-mail e aprovada na threadVenda registrada; o aprovador recebe notificação no WhatsApp e confirma com um clique
- Jurídico faz o contrato e corre atrás da assinaturaContrato gerado automaticamente e enviado para assinatura automaticamente
- Financeiro confirma por e-mail e depois lança no sistemaFinanceiro avisado automaticamente na confirmação; a autorização do ATPV é gerada quando o pagamento é confirmado
- Carro reserva pedido por e-mail entre manutenção e logísticaUm clique na tela da manutenção; o pedido é acompanhado até o fim
- Demandas de balcão por e-mail e memóriaUm kanban que o time do balcão marca conforme cada demanda conclui
- Manutenção em planilha e nota de chatManutenção como registro com campos obrigatórios, controle de SLA, aprovações e orçamentos de fornecedor dentro do registro
- Cliente avisado à mão a cada etapa do reparoMensagens de status disparadas automaticamente pela integração de mensageria
- Orçamento de fornecedor por e-mailPedido de orçamento disparado do registro; orçamento enviado por link público; time avisado na chegada
- Transferência pedida por mensagemEsteira de transferência do pedido à entrega, filtrada por data de entrega e categoria
- Entrega de veículo sem registro padrãoChecklist obrigatório com placa, odômetro, combustível, fotos e assinatura em toda movimentação
O que não foi trocado. O WhatsApp continuou como canal; o sistema escreve a mensagem. O sistema de locação e financeiro continuou como registro. Oficinas e transportadoras continuaram terceiros e agora interagem por link e formulário. A aprovação em si continuou sendo decisão humana; o que mudou é onde ela chega e quantos passos leva.
O gargalo era operacional, não comercial
A Citycar aluga veículos e faz gestão de frota terceirizada para empresas. O grupo, de Santa Cruz do Sul, no Rio Grande do Sul, começou na revenda de veículos, entrou em locação por uma franquia internacional em 2006 e lançou a bandeira própria de aluguel em 2017, com cerca de mil carros. O negócio principal hoje é locação mensal e gestão de frota para clientes corporativos, com balcão de rent-a-car na matriz e unidades no Sul do país; o site da empresa informa frota de mais de quatro mil veículos e mais de três mil fornecedores cadastrados. Na época da entrevista a frota era de cerca de 3.500.
Frota de locação é um conjunto de ativos que só rende enquanto anda. Cada veículo é comprado, segurado, mantido, reparado depois de avaria, movido entre unidades e clientes, e no fim vendido. Cada um desses eventos envolve vários setores e quase sempre um terceiro: oficina, transportadora, comprador. O número de veículos multiplica cada evento, e um veículo esperando aprovação ou orçamento é um veículo que não rende.
Por isso o gargalo era operacional, não comercial. A empresa crescia a frota. O que faltava era um jeito de a ação de um setor chegar ao próximo sem e-mail, e um jeito de ver onde cada veículo e cada pedido estavam sem perguntar. O resumo do próprio responsável pela operação: o processo era moroso, demandava muito braço e tinha muito pouco controle.
Todo processo dependia de alguém lembrar de mandar a próxima mensagem
“Esse processo era muito moroso, demandava muito braço e tinha muito pouco controle. Hoje é todo automatizado, todo rastreável, desde o lançamento da venda até a baixa do ATPV: autorização automática, contrato automático, assinatura automática, financeiro automático.”
Carro reserva ia da manutenção para a logística por e-mail e voltava do mesmo jeito. O balcão tratava cerca de trinta demandas por dia, cada uma com sua troca curta: carro pronto, recebido, retirado. As pessoas esqueciam de marcar o arquivo compartilhado; demanda passava e não era feita.
Planilha segurava parte. Uma ferramenta de pipeline de vendas segurava o resto, mas sem campo personalizado, então os controles viviam em nota de chat em cada card. O time mandava mensagem à mão para cada cliente a cada etapa. Orçamento de fornecedor vinha por e-mail e esperava um clique.
Levar um veículo até um cliente ou buscar de volta era mensagem para quem cuidava de frete, orçamento por e-mail e nenhuma visão do que estava pendente, orçado ou na estrada.
O padrão: todo processo funcionava, e todo processo dependia de alguém lembrar de mandar a próxima mensagem. Conforme a frota crescia, o número de mensagens crescia junto, e com ele a chance de uma não ser enviada. O diagnóstico da própria empresa foi que o crescimento tinha tornado a versão manual insustentável, e que a solução tinha que começar pelo mapeamento dos processos, porque não adianta automatizar processo que ninguém escreveu.
Item a item, o que fazia cada trabalho antes e o que faz hoje
| O que fazia isso antes | O que faz hoje |
|---|---|
| Venda descrita em e-mail e aprovada na thread | Venda registrada; o aprovador recebe notificação no WhatsApp e confirma com um clique |
| Jurídico faz o contrato e corre atrás da assinatura | Contrato gerado automaticamente e enviado para assinatura automaticamente |
| Financeiro confirma por e-mail e depois lança no sistema | Financeiro avisado automaticamente na confirmação; a autorização do ATPV é gerada quando o pagamento é confirmado |
| Carro reserva pedido por e-mail entre manutenção e logística | Um clique na tela da manutenção; o pedido é acompanhado até o fim |
| Demandas de balcão por e-mail e memória | Um kanban que o time do balcão marca conforme cada demanda conclui |
| Manutenção em planilha e nota de chat | Manutenção como registro com campos obrigatórios, controle de SLA, aprovações e orçamentos de fornecedor dentro do registro |
| Cliente avisado à mão a cada etapa do reparo | Mensagens de status disparadas automaticamente pela integração de mensageria |
| Orçamento de fornecedor por e-mail | Pedido de orçamento disparado do registro; orçamento enviado por link público; time avisado na chegada |
| Transferência pedida por mensagem | Esteira de transferência do pedido à entrega, filtrada por data de entrega e categoria |
| Entrega de veículo sem registro padrão | Checklist obrigatório com placa, odômetro, combustível, fotos e assinatura em toda movimentação |
O que não foi trocado. O WhatsApp continuou como canal; o sistema escreve a mensagem. O sistema de locação e financeiro continuou como registro. Oficinas e transportadoras continuaram terceiros e agora interagem por link e formulário. A aprovação em si continuou sendo decisão humana; o que mudou é onde ela chega e quantos passos leva.
A cadeia, ponta a ponta, para uma venda de veículo usado
- 1O vendedor registra a venda com valor, forma de pagamento, data de retirada e compradorPessoa
O sistema não sabe que uma venda foi fechada até uma pessoa dizer.
- 2O aprovador recebe no WhatsApp que há uma venda pendente, abre, confere e confirmaPessoa, um clique
Um clique no celular em vez de procurar uma thread.
- 3O registro vai para confirmado; o financeiro é avisado; o contrato é gerado e enviado para assinaturaAutomático
Roteamento, contrato e pedido de assinatura rodam sem outro e-mail.
- 4O comprador assinaExterno
Um terceiro, no documento que o sistema já enviou.
- 5O financeiro confirma o pagamento no registroPessoa
O sistema não sabe que um pagamento entrou até uma pessoa dizer.
- 6A autorização do ATPV é gerada e o veículo sai da frotaAutomático
A baixa segue a confirmação, não mais uma thread.
- 7Na retirada, comprador ou condutor preenche o checklist: placa, odômetro, combustível, fotos, assinaturaPessoa
O sistema não sabe que um carro saiu do pátio até uma pessoa no portão dizer.
- 8O checklist fica no registro do veículo para qualquer disputa futura de multa ou avariaAutomático
A empresa pediu um campo de assinatura sob medida para o checklist ficar rápido o bastante; o Jestor construiu em duas semanas.
Os elos difíceis são o 1, o 5 e o 7. O sistema não sabe que uma venda foi fechada, que um pagamento entrou ou que um carro saiu do pátio até uma pessoa dizer. O desenho não tira essas pessoas; tira tudo entre elas. O vendedor preenche um registro em vez de escrever um e-mail; o aprovador clica no celular em vez de procurar uma thread; quem está no portão preenche um checklist que precisou de um campo de assinatura sob medida para ficar rápido o bastante, e que o Jestor construiu em duas semanas quando a empresa pediu.
“A gente tinha sete pessoas na manutenção para cuidar de 2.000 carros. Hoje tem as mesmas sete pessoas para cuidar de 3.500. Quando chegar a 5.000, talvez uma ou duas a mais no máximo. É para isso que servem essas automações: menos trabalho manual, e a gente cresce em escala com o mesmo time.”
Cada mudança, com a base ao lado
| Indicador | Resultado | De onde sai |
|---|---|---|
| Aprovação de venda | De sete ou oito e-mails por cinco ou seis setores para um clique a partir de notificação no celular | Entrevista gravada; contagem do responsável pela operação |
| Comunicação do balcão | Cerca de 100 a 120 e-mails por dia que deixaram de ser escritos, pela conta do time | Entrevista gravada; estimativa a partir de cerca de 30 demandas por dia com três a cinco mensagens cada |
| Headcount de manutenção | Sete pessoas para cerca de 2.000 veículos, ainda sete para cerca de 3.500 | Entrevista gravada; autodeclarado, sem data nem método |
| Visibilidade da manutenção | De nota de chat para registro com campos obrigatórios, SLA e tempo parado medido a partir do check-in do cliente na oficina | Entrevista gravada |
| Controle de entrega | De nenhum registro padrão para checklist obrigatório com fotos e assinatura em toda movimentação | Entrevista gravada |
Nenhum número medido de tempo ou custo existe. A entrevista dá contas que o time fez de cabeça: e-mails por venda, demandas por dia, pessoas por veículo. Nenhuma foi medida contra linha de base e nenhuma vem com data. Este texto as reporta como estimativas do próprio time e não as converte em horas ou dinheiro.
O número de headcount é a afirmação mais forte e a menos documentada. Sete pessoas para 2.000 carros e sete para 3.500 é um aumento de 75% em veículos por pessoa. É plausível para os processos descritos e é declaração do responsável pela operação; nada na entrevista mostra quando a contagem foi feita nem qual era a carga de manutenção por veículo em cada momento.
"Automático" começa depois do clique. A aprovação é uma pessoa, a confirmação de pagamento é uma pessoa, o checklist é uma pessoa. O que foi automatizado é o roteamento, o contrato, o pedido de assinatura, as notificações e a baixa. A cadeia é rápida porque os passos humanos viraram uma ação cada, não porque sumiram.
A frota não tem data. A entrevista diz cerca de 3.500; o site da empresa diz mais de 4.000 hoje. A entrevista é tratada como anterior e seu número é usado só na comparação de manutenção a que pertence.
O que este case não mede
Vale dizer, porque é o que normalmente aparece inflado.
Todas as descrições e as duas citações vêm do responsável pela operação e do analista de dados da empresa numa entrevista gravada. Nenhum processo foi observado ou cronometrado de forma independente.
Tempo parado por veículo antes e depois, custo por reparo, tempo de ciclo de aprovação em horas, custo de transferência: nada disso aparece na fonte. O SLA e o tempo parado que o time hoje mede não são reportados.
E-mails por venda, demandas por dia, headcount por veículo: cada um é uma conta feita em conversa. Onde a aritmética é deles, o texto diz.
Vários trechos foram reconstruídos pelo contexto, inclusive o sobrenome do segundo entrevistado, que não foi recuperável e não é usado. O tamanho da frota situa a entrevista antes do número atual da empresa. A gravação pública foi publicada em fevereiro de 2025.
O analista da empresa construiu muitos desses processos na plataforma por conta própria, no modelo de trabalho da época. Hoje o Jestor constrói e mantém o sistema em nome do cliente; esses trechos não são usados como evidência, e a lição de mapear antes que eles contêm é reportada porque vale nos dois modelos.
Receita, utilização, veículos por funcionário no total: nada é público e nada é afirmado.
Veículo de locação custa todo dia e só rende no dia em que anda
| Indicador | Número | Fonte |
|---|---|---|
| Faturamento das locadoras no Brasil em 2025 | R$ 61,7 bilhões, alta de 16,6% | Abla, Anuário Brasileiro do Setor de Locação de Veículos, março de 2026 |
| Frota total das locadoras no fim de 2025 | 1,72 milhão de automóveis e comerciais leves, alta de 6,2% | Mesma fonte |
| Locadoras ativas no país | Cerca de 37 mil, alta de 17,7% em um ano | Mesma fonte |
| Parcela da frota das locadoras destinada a empresas | 54% | Abla, Anuário 2025, referente a 2024 |
| Receita e depreciação por veículo por mês numa locadora global | USD 1.530 de receita; USD 273 de depreciação; utilização de 84% | Hertz Global Holdings, resultado do terceiro trimestre de 2025 |
Depreciação corre com o carro alugado, na oficina ou esperando aprovação. Nos números acima, um dia parado custa cerca de nove dólares de depreciação e deixa de render cerca de cinquenta. Multiplicado por uma frota, os dois pontos de utilização que uma grande operadora ganhou em um ano são a diferença entre prejuízo e lucro.
Mais da metade dos carros vai para empresas, que é o segmento desta locadora. Em 2025 a frota cresceu mais que a compra de veículos novos, com juros altos: as locadoras estão segurando o carro por mais tempo, e carro mais velho é mais manutenção, mais avaria e mais transferência por unidade.
A distância entre "alugado" e "alugável" é feita de reparo esperando orçamento, carro esperando transporte e venda esperando aprovação. Cada um é um processo com uma pessoa e uma mensagem dentro, exatamente o que esta empresa se propôs a encurtar.
As métricas de uma empresa listada são o dado público mais limpo sobre como uma frota rende e perde dinheiro, e são usadas aqui por isso. Descrevem uma frota cem vezes maior que esta, em outro mercado. O tempo parado por veículo da própria locadora é o número para planejar.
O sistema é feito sob medida e a responsabilidade por ele continua nossa
O processo antigo da Citycar não era desleixado. Era e-mail, planilha e uma ferramenta de pipeline fazendo um trabalho para o qual não foram feitos, e fazendo bem o bastante até a frota dobrar. A observação da própria empresa foi que uma plataforma pronta se adapta a uns setenta por cento do negócio e o resto nunca encaixa. A pergunta que um sistema sob medida precisa responder é o que acontece no ano dois: um sistema de operação que ninguém pode mexer vira a nova thread de e-mail em três anos, com login.
Um construtor toca cada pedido do começo ao fim, com um sempre em execução.
Um novo fluxo, uma nova automação ou um novo relatório entram pelo mesmo canal, sem virar projeto novo.
Se o que foi construído não está bom, ele é refeito. Revisões ilimitadas dentro da assinatura.
Assento nunca é a régua de cobrança, o que importa quando comercial, jurídico, financeiro, manutenção, logística, balcão e cada condutor no portão tocam os mesmos registros.
As pessoas aprendem a usar o app delas como aprendem qualquer app, abrindo. Construir, configurar e manter continua do nosso lado.
Exportação completa a qualquer momento, por CSV e API. Conformidade SOC 2, sem taxa de saída. Dá para pausar em um clique e os sistemas continuam rodando.
Metodologia e fontes
As descrições de antes e depois e as duas citações vêm de uma entrevista gravada com o responsável pela operação e o analista de dados da empresa, usada pela transcrição automática. As citações foram limpas do ruído de transcrição sem alterar o conteúdo. O relato é da própria empresa e não foi auditado. Os trechos em que o analista descreve construir processos por conta própria não foram usados como evidência, por descreverem um modelo de trabalho que o Jestor não oferece mais.
Histórico, sede, frota atual e número de fornecedores: site da própria empresa. Frota na época da entrevista: a própria entrevista.
Abla, Anuário Brasileiro do Setor de Locação de Veículos, edições 2025 e 2026, conforme divulgadas por Panrotas, InfoMoney e CNN Brasil. Hertz Global Holdings, Inc., resultado do terceiro trimestre de 2025, novembro de 2025.
Nenhuma hora economizada, custo economizado, redução de tempo parado ou tempo de ciclo de aprovação é afirmado, porque nada foi medido. As contagens de e-mail e a comparação de headcount são reportadas como estimativas do próprio time.