A ferramenta mais importante da operação, a que se conectava aos portais de reserva, não conseguia se conectar nativamente ao software em volta. Tudo depois de uma reserva era feito à mão.
A Carpe Diem Homes cresceu cinquenta vezes sem refazer o back-office
Uma administradora de aluguel por temporada saiu de cinco imóveis para mais de trezentos em seis estados. A operação por trás deles roda num sistema só, depois de ter superado outros dois.
Uma administradora de temporada que cresceu cinquenta vezes.
A Carpe Diem Homes anuncia, precifica e distribui os imóveis, e toca tudo o que acontece depois da reserva: comunicação com o hóspede, acesso, limpeza, lavanderia, manutenção, vistoria e a prestação de contas do proprietário.
Administração de imóveis por temporada
2018Fundada em Natal, líder regional no seu mercado
300+Imóveis sob gestão em seis estados do litoral
50xCrescimento a partir de cinco imóveis em menos de três anos
35.000+Hóspedes atendidos quando a carteira chegou a 250 imóveis
~35%Operações de escritórioGanho relatado de eficiência nas operações de escritório depois de centralizar os processos.
2 cargosTrabalho absorvidoDe trabalho absorvido sem contratação. Ninguém foi desligado.
300+ImóveisImóveis sob gestão em seis estados do litoral.
2Plataformas superadasSuperadas antes de chegar a uma que coubesse no modelo.
3Contatos com o hóspedeConfirmação da reserva, lembrete de check-out e pesquisa de satisfação, nenhum digitado por uma pessoa.
50xCrescimento da carteiraDe cinco imóveis para mais de trezentos sem refazer o back-office.
“Em outras plataformas, sempre estávamos perdendo alguma coisa. Eles não tinham integrações ou não tinham uma maneira de armazenar e conectar todos os dados.”
Samuel GondimFundador e CEO, Carpe Diem Homes
AntesDepois
- Trello, depois PipefyUm sistema em que o processo se molda ao negócio
- Trabalho manual depois de cada reservaA reserva cria um registro no Jestor por webhook
- Mensagens ao hóspede digitadas uma a umaMensagens disparadas: confirmação, lembrete de check-out, pesquisa
- Notas recolhidas e conciliadas depoisFotografa a nota no local e o custo chega ao financeiro
- Várias ferramentas, uma por processoAs que ficaram estão integradas; as redundantes foram cortadas
O sistema de gestão de propriedades ficou. Continua dono do calendário, da precificação e da distribuição nos portais, e hoje empurra cada reserva nova para o Jestor por webhook. O WhatsApp também ficou: continua sendo o canal que o hóspede de fato responde, com mensagens disparadas em vez de digitadas.
Um negócio que se compra pela diária e se ganha no custo por diária
A Carpe Diem Homes administra imóveis de temporada para proprietários. Anuncia, precifica, distribui nos portais e toca tudo o que acontece depois da reserva: comunicação com o hóspede, acesso, limpeza, lavanderia, manutenção, vistoria e a prestação de contas mensal do proprietário.
A empresa foi criada em 2018, em Natal, e se posiciona como a maior administradora de imóveis por temporada do Nordeste. A curva de crescimento que ela mesma divulgou conta a história melhor do que qualquer descrição: cinco imóveis em julho de 2018, trinta e dois em fevereiro de 2019, cento e quarenta em fevereiro de 2020, duzentos e cinquenta em maio de 2021, e mais de trinta e cinco mil hóspedes atendidos até ali. Cerca de cinquenta vezes maior em menos de três anos, incluindo a carteira de uma concorrente comprada no caminho.
Essa curva é o problema inteiro. Uma administradora de temporada não ganha mais cobrando mais, porque a diária é dada pelo mercado e ela fica com um percentual dela. O que a administradora controla é o custo de rodar cada unidade: quantas mensagens um hóspede exige, quão rápido a ordem de limpeza sai depois do check-out, se o chamado de manutenção chega à pessoa certa, e quantas horas de administração cada imóvel novo acrescenta.
Ou seja, cada imóvel adicionado é uma pequena operação recorrente. Some cinquenta e você somou cinquenta pequenas operações recorrentes. O negócio ou automatiza as passagens de bastão ou contrata na mesma proporção, e contratar na mesma proporção é como uma administradora cresce em receita sem crescer em margem.
Duas plataformas, superadas em sequência
A empresa não começou sem ferramenta. Começou com o Trello, migrou para o Pipefy, e cada migração aconteceu pelo mesmo motivo, numa escala maior.
“No início da empresa a gente começou a utilizar o Trello. Com o passar do tempo, acabou que não conseguiu mais suprir as nossas demandas, os processos foram ficando mais complexos, mais extensos, com mais coisas envolvidas.”
“A gente optou por outra plataforma, que foi o Pipefy, que serviu por muito tempo. Só que chegou um ponto que a gente precisava de coisas mais específicas para o nosso modelo de negócio, e acabou que a gente não tinha uma liberdade tão grande para desenvolver lá dentro, personalizar para nossa situação. E aí foi quando a gente encontrou a Jestor.”
Cada processo tinha alguma característica única, então cada um ganhou o seu software. Eles não se conversavam.
O time de operações tinha muitas boas ideias e não tinha nem tempo nem capacidade de engenharia para colocá-las em prática.
“Em outras plataformas, sempre estávamos perdendo alguma coisa. Eles não tinham integrações ou não tinham uma maneira de armazenar e conectar todos os dados.”
O padrão por trás das três é o mesmo que aparece em toda operação desse porte. As ferramentas eram boas em guardar informação. O que nenhuma delas fazia era levar um pedaço de trabalho de uma pessoa até a próxima sem alguém carregar.
Item a item, o que fazia cada trabalho antes e o que faz hoje
| O que fazia isso antes | O que faz isso hoje |
|---|---|
| Trello, depois Pipefy | Um sistema em que o processo se molda ao negócio, e não o contrário |
| Trabalho manual depois de cada reserva | A reserva no sistema de gestão cria um registro no Jestor por webhook |
| Mensagens ao hóspede digitadas uma a uma | Mensagens disparadas: confirmação da reserva, lembrete de check-out na véspera, pesquisa de satisfação depois |
| Notas recolhidas e conciliadas depois | Fotografa a nota no local, anexa no card, e o custo chega ao financeiro com o responsável já definido |
| Manutenção relatada por telefone ou mensagem | Chamado aberto de dentro do imóvel, com a foto anexada, horário de chegada e resolução no registro |
| Várias ferramentas, uma por processo | As que ficaram estão integradas; as redundantes foram cortadas |
| Bancos de dados de projetos internos | Consolidados, com o custo de banco que vinha junto removido |
O que não foi trocado: o sistema de gestão de propriedades. Ele continua dono do calendário, da precificação e da distribuição nos portais, que é exatamente o que ele faz bem. O que ele não conseguia era alcançar tudo o que acontece depois da reserva. O Jestor assumiu essa camada, e os dois estão ligados por webhook.
A cadeia, da reserva à prestação de contas
- 1A reserva entra no sistema de gestãoExterno
Portal, datas, hóspede, imóvel.
- 2Um registro é criado no JestorAutomático
O webhook dispara e a reserva passa a existir na operação, não só no calendário.
- 3O hóspede recebe mensagemAutomático
Confirmação na reserva, lembrete de check-out na véspera com o horário e um aviso sobre itens esquecidos, pesquisa de satisfação depois.
- 4O acesso é combinadoAutomático
Concierge e portaria são avisados da chegada.
- 5Limpeza e manutenção são acionadasPessoa, no celular
A equipe de campo abre chamado de dentro do imóvel, com foto, horário de chegada e resolução no registro.
- 6O custo chega ao financeiro com donoAutomático
A despesa fotografada em campo é anexada ao card e segue para o processo financeiro com a responsabilidade já atribuída.
As duas partes difíceis dessa cadeia são as das pontas. A reserva precisa chegar sem ninguém redigitar, e o custo precisa chegar ao financeiro sem ninguém juntar nota no fim do mês. Tudo no meio é mais fácil do que essas duas, e toda administradora que faz isso mal faz mal exatamente nesses dois pontos.
Cada número, com a base de cálculo ao lado
| Indicador | Resultado | De onde sai |
|---|---|---|
| Eficiência das operações de escritório | ~35% | "O Jestor virou a espinha dorsal dos processos da nossa empresa e aumentou a eficiência das operações de escritório em cerca de 35%", relatado pelo fundador. Autodeclarado, sem auditoria independente |
| Trabalho absorvido | Cerca de 2 cargos | Trabalho de duas pessoas que a empresa não precisou contratar enquanto a carteira crescia. Ninguém foi desligado, ver os limites abaixo |
| Captura de despesa em campo | Fotografa e anexa | Notas capturadas no celular no momento do gasto, com o custo chegando ao financeiro já atribuído a um responsável |
| Software cortado | Ferramentas redundantes removidas | Softwares supérfluos cortados e custo de banco de dados de projetos internos reduzido depois da centralização. A empresa não divulgou a contagem |
| Contatos com o hóspede por estadia | 3, automáticos | Confirmação da reserva, lembrete de check-out, pesquisa de satisfação. Nenhum digitado por uma pessoa |
Sobre os dois cargos. É o número com maior chance de ser repetido errado, então vale ser preciso. Na entrevista, o porta-voz primeiro disse que o sistema economizou dois funcionários, e em seguida se corrigiu: ninguém foi de fato desligado. A empresa ganhou escala suficiente para absorver o trabalho e realocar as pessoas em vez de contratar. É um resultado melhor do que corte de quadro e mais fraco do que "demitimos duas pessoas", e o case conta a versão mais fraca, que é a verdadeira.
O que a captura em campo realmente muda. Uma despesa fotografada no momento do gasto é um objeto diferente de uma despesa reconstruída no fim do mês. Ela chega com data, imóvel, foto e responsável anexados. O trabalho que some não é o de fotografar. É o de reconstruir no fechamento, que é a parte que ninguém consegue fazer rápido e todo mundo faz atrasado.
“Nossa coisa favorita sobre o Jestor é que ele evolui tão rápido quanto temos ideias.”
O que este case não mede
Vale dizer, porque é o que normalmente aparece inflado.
É a estimativa do próprio fundador sobre a eficiência das operações de escritório, publicada como citação. Não há metodologia por trás, não há medição antes e depois, e o número deve ser lido como direção, não como medida.
Ninguém foi desligado. A empresa absorveu o trabalho de cerca de dois cargos enquanto crescia, e o porta-voz se corrigiu sobre esse ponto durante a entrevista. Qualquer versão desta história que diga que duas pessoas perderam o emprego está errada.
O texto no blog da Jestor descreve a mudança qualitativamente e não quantifica nada. Tudo que é numérico aqui vem da entrevista ou das divulgações públicas da própria empresa.
A métrica óbvia desse negócio, quanto custa rodar um imóvel por um mês, não foi medida nem antes nem depois. Sem ela, o ganho de eficiência não vira dinheiro.
A curva de crescimento e a contagem de imóveis vêm de divulgações da empresa em torno de 2021 e não foram atualizadas publicamente desde então. Descrevem o período em que o sistema foi construído, não necessariamente o momento atual.
Por que gestão de temporada é um negócio de operação, não de preço
| Indicador | Número | Fonte |
|---|---|---|
| Ocupação da hotelaria brasileira em 2025 | 61,78% | Diária média de R$ 416,70, com ocupação subindo apenas 2,1% no ano. FOHB, amostra de 543 hotéis, janeiro de 2026 |
| Movimentação do Airbnb na economia brasileira | R$ 113 bilhões | Em 2025, alta de 13%, sustentando mais de 700 mil empregos. Estudo da FGV encomendado pelo Airbnb, junho de 2026 |
| O que o STJ considera uso comercial | Limpeza, recepção e habitualidade | A mera oferta em plataforma digital não descaracteriza o uso residencial, mas a exploração reiterada com serviços acessórios sim. REsp 2.121.055-MG, Segunda Seção, maio de 2026 |
Ao julgar o que separa o anfitrião eventual da atividade comercial, o STJ não olhou para a diária. Olhou para limpeza, recepção e frequência. É a definição mais precisa que existe do que uma administradora realmente vende, e ela é inteiramente operacional.
A hotelaria brasileira fechou 2025 com 61,78% de ocupação e diária média de R$ 416,70, com a ocupação subindo apenas 2,1% no ano enquanto a diária subiu 10,5%. O mercado adjacente mais bem medido do país mostra o mesmo: dá para melhorar preço, não dá para melhorar ocupação na mesma proporção.
Setecentos mil empregos sustentados é o número que explica por que o gargalo de uma administradora é custo operacional por unidade. Cada imóvel a mais não é uma linha a mais na planilha. É limpeza, lavanderia, vistoria, chamado e prestação de contas a mais, todo mês.
O sistema é feito sob medida e a responsabilidade por ele continua nossa
Um construtor toca cada pedido do começo ao fim, com um sempre em execução.
Um novo fluxo, uma nova automação ou um novo relatório entram pelo mesmo canal, sem virar projeto novo.
Se o que foi construído não está bom, ele é refeito. Revisões ilimitadas dentro da assinatura.
Assento nunca é a régua de cobrança, o que importa quando faxineiras, manutenção, portaria e proprietários tocam a mesma operação.
As pessoas aprendem a usar o app delas como aprendem qualquer app, abrindo. Construir, configurar e manter continua do nosso lado.
Exportação completa a qualquer momento, por CSV e API. Conformidade SOC 2, sem taxa de saída. Dá para pausar em um clique e os sistemas continuam rodando.
Metodologia e fontes
O número de eficiência, os dois cargos absorvidos, a descrição dos fluxos e todas as citações vêm de entrevista concedida à Jestor e do case escrito publicado no blog da Jestor. O número de eficiência é estimativa do fundador, não medição auditada.
Ano de fundação, tamanho da carteira, abrangência geográfica e curva de crescimento vêm de divulgações públicas da própria Carpe Diem Homes e de cobertura de imprensa especializada entre 2021 e 2024. Os números de carteira não foram atualizados publicamente desde esse período.
FOHB, InFOHB nº 221, janeiro de 2026. Airbnb e Fundação Getulio Vargas, estudo de impacto econômico publicado em junho de 2026. Superior Tribunal de Justiça, REsp 2.121.055-MG, Segunda Seção, julgado em maio de 2026, Informativo nº 889.
Nenhum percentual de taxa de administração aparece neste case. Os números que circulam para isso não têm pesquisa publicada por trás. Também não há nenhuma conta derivada: ao contrário de outros cases desta coleção, nada aqui é estimado a partir de premissa.