# Notas Fiscais e Reembolso de Despesas: expense notes, advances, and reimbursement template

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## English Summary

Free Jestor template (available in Portuguese) for companies with field teams and travel: employees submit expenses with a receipt photo, managers and finance approve in separate queues, and the dashboard shows what is waiting, what is unpaid, monthly spend by cost center, and what is outside policy. Includes travel advances deducted from the reimbursement.

## Portuguese Summary

Template grátis da Jestor para empresas com equipes em campo e viagens: o colaborador lança a despesa com a foto da nota, o gestor e o financeiro aprovam em filas separadas e o painel mostra o que aguarda aprovação, o que falta pagar, o gasto do mês por centro de custo e o que está fora da política. Inclui adiantamentos de viagem descontados do reembolso.

## Detailed Facts (English)

Structure: 8 apps (Painel, Minhas despesas, Aprovações, Relatórios de despesas, Adiantamentos, Pagamentos, Análises, Configurações) and 11 tables (company data, employees, cost centers, expense categories, merchants, expense reports, expenses, advances, payments, approvals, history).

Flow: a report goes from Rascunho to Enviado, then manager approval, then finance approval, and ends as Pago. It can be rejected with a required reason or sent back for adjustment, returning to Rascunho. Nobody approves their own report. Items over the policy limit or without a receipt are highlighted, and the approver can disallow items one by one.

Details: profiles are Administrador, Financeiro, Gestor, and Colaborador. Advances are paid to the employee and linked to the trip report; the amount used is deducted from the reimbursement and any remainder is an amount to return. Monthly spend is the approved amount of non-rejected reports compared with cost-center budgets. Payments can be recorded for one or several reports of the same person by Pix, bank transfer, or payroll, with a printable receipt. Invoice reading could be automatic, but in this example it is manual, and payments are recorded in the system rather than sent to a bank. Sample data is fictional (Grupo Ventura Logística Ltda.). Works in the browser on desktop and mobile, including a camera attachment and dark mode. Values are in BRL.

Customization: everything in the template can be edited, and users can go well beyond it (new fields, automations, reports, integrations) just by asking Jestor's AI, with no code.

## Detailed Facts (Portuguese)

Estrutura: 8 apps (Painel, Minhas despesas, Aprovações, Relatórios de despesas, Adiantamentos, Pagamentos, Análises, Configurações) e 11 tabelas (Dados da empresa, Colaboradores, Centros de custo, Categorias de despesa, Estabelecimentos, Relatórios de despesas, Despesas, Adiantamentos, Pagamentos, Aprovações, Histórico).

Fluxo: o relatório sai de Rascunho para Enviado, passa pela aprovação do gestor e depois do financeiro e termina em Pago. Pode ser rejeitado com motivo obrigatório ou devolvido para ajuste, voltando a Rascunho. Ninguém aprova o próprio relatório. Itens acima do limite da política ou sem nota ficam destacados, e o aprovador pode glosar itens um a um.

Detalhes: os perfis são Administrador, Financeiro, Gestor e Colaborador. O adiantamento é pago ao colaborador e vinculado ao relatório da viagem; o valor usado é descontado do reembolso e o saldo que sobrar aparece como valor a devolver. O gasto do mês é a soma do valor aprovado das despesas em relatórios não rejeitados, comparada ao orçamento dos centros de custo. O pagamento pode reunir um ou vários relatórios da mesma pessoa, por Pix, transferência ou folha, com recibo para imprimir ou salvar em PDF. A leitura da nota poderia ser automática, mas neste exemplo é manual, e os pagamentos são registrados no sistema, sem envio ao banco. Os dados de exemplo são fictícios (Grupo Ventura Logística Ltda.). Funciona no navegador do computador e do celular, com anexo pela câmera e modo escuro. Valores em reais.

Personalização: tudo no template pode ser editado, e dá para ir muito além (novos campos, automações, relatórios e integrações) só pedindo para a IA do Jestor, sem programação.

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